З числа студентів, що проживають у гуртожитках, створена Студентська рада, яка сприяє кращій організації життя, побуту, виховання, дозвілля студентів у гуртожитках. Студенти поселяються у гуртожитках на основі подання деканів факультетів за наказом ректора. При поселенні у гуртожиток адміністрація академії укладає Договір зі студентом на право проживання в гуртожитку на період навчання студента і видає йому спеціальний ордер, який є єдиною підставою для мешкання на даному жилому місці. В ордері зазначається номер гуртожитку, його адреса, номер кімнати.
Поселення студента до студентського гуртожитку здійснюється згідно з «Положенням про студентський гуртожиток ЗДІА».
Механізм поселення до гуртожитку академії є таким:
Поселення студента у студентський гуртожиток здійснюється за ордером, виданим адміністрацією гуртожитку.
Особа, якій надається гуртожиток, зобов\'язана особисто пред\'явити паспорт і здати необхідні документи завідувачу житлово-виробничим комплексом, повинна пройти інструктаж з техніки безпеки при експлуатації електропобутових приладів, побутової радіоапаратури і газового обладнання, вивчити правила внутрішнього розпорядку і ознайомитись зі встановленим порядком користування особистими електропобутовими приладами, а також порядком звільнення гуртожитку. Інструктаж здійснюється завідувачем житлово-виробничим комплексом.
Документи на прописку осіб, які поселяються у гуртожиток, подаються паспортисту у порядку, встановленому Міністерством внутрішніх справ України. Оплата оформлення прописки здійснюється за рахунок особи, якій надано гуртожиток.
Студенти, які беруть академічну відпустку, а також при відрахуванні із навчального закладу, при його закінченні та при виселенні з гуртожитку за порушення правил внутрішнього розпорядку, звільняють гуртожиток протягом двох тижнів від дня підписання відповідного наказу. Особа, якій надається гуртожиток, зобов\'язана при собі мати такі документи:
- паспорт з відміткою про виписку з попереднього місця проживання з листом вибуття;
- для студентів чоловічої статі - зняття з військового обліку і пред\'явлення посвідчення про припис до призовної дільниці;
- довідка з деканату про те, що він (вона) дійсно навчається в академії, на якому саме курсі та факультеті, завірена деканом;
- ордер на поселення, завірений, бухгалтерією ЗДІА (для хлопців - також за підписом 2-го відділу академії);
- квитанція про оплату за проживання у гуртожитку;
- медична довідка зі здравпункту ЗДІА;
- три фотокартки (3х4);
- укладений договір на право проживання у гуртожитку.
